Электронная подпись (ЭП) и электронный документооборот (ЭДО)

Каждая государственная и коммерческая структура уже давно перешла на использование электронного формата документов в текущей деятельности, во взаимоотношениях со сторонними лицами - без удостоверения электронной подписью (ЭП) бланк не будет иметь официальной юридической силы, а стороны не могут быть уверены в неизменности его содержания. Устранить эти проблемы, оптимизировать временные и денежные затраты, поможет электронный документооборот на предприятии.

Внедрение электронного документооборота на предприятии

Юридическое лицо или ИП может полностью или частично перейти на ведение документооборота в цифровом формате, перевести на него отдельные структурные подразделения, наладить обмен электронными документами с партнерами по бизнесу. На законодательном уровне отсутствует требование об обязательном переходе на ЭДО, хотя для госструктур регулярно вводятся программные комплексы, использующие цифровой обмен документами и информацией.

Полноценное внедрение системы электронного документооборота на предприятии подразумевает выполнение следующих действий:

• закрепление перехода на ЭДО в учетной политике, разработку положений и иных локальных актов под новые правила работы с документами;
• определение схемы и цепочки взаимодействия руководства и ответственных сотрудников с цифровым потоком документации;
• приобретение готового программного приложения или заказ уникальной базы данных под требования организации (в приложениях будет отражаться движение документов, отметки о визированиях и согласованиях, итоговый результат обработки бланка);
• выбор оператора, который будет обслуживать ЭДО (внутренний документооборот на крупном предприятии может обслуживать собственная служба, однако для внешнего взаимодействия без оператора не обойтись);
• заказ ЭП для всех ответственных и уполномоченных лиц, которые будут подписывать официальные документы от имени предприятия;
• обучение сотрудников работе по новым правилам электронного обмена документацией;
• уведомление контрагентов о переходе на ЭДО, подключение их к обмену документами в электронном формате.

Даже внедрение исключительно внутреннего документооборота в цифровом формате существенно упростит процессы согласования, хранения, архивирования и рассмотрения документов. Однако максимум преимуществ от работы в ЭДО можно получить, если использовать цифровой формат взаимодействия с документами с внешними партнерами, государственными и муниципальными ведомствами.

Преимущества ЭП в ЭДО

Для подписания документов в цифровом формате используются различные виды ЭП в соответствии с ФЗ №63. Для локального корпоративного документооборота может оказаться достаточно заказать простые подписи (ПЭП). Уровень защиты ПЭП недостаточен для реализации всех преимуществ ЭДО. Однако такая, цифровая подпись рассматриваться как аналог письменной, если на предприятии будут разработаны правила определения адресата, использованы меры по обеспечению безопасности закрытой части ключа.

Существенно выше уровень защиты и объем преимуществ у усиленной неквалифицированной электронной подписи (НЭП). С ее помощью можно вести внешний документооборот с контрагентами, если оформлено соглашение о таком формате работы, стороны признают юридическую силу НЭП.

Максимальные преимущества электронного документооборота будут достигнуты, если использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП). Выдается такая подпись с квалифицированным сертификатом ключа, а программное обеспечение для использования КЭП сертифицировано ФСБ. Для получения ЭП необходимо пройти по ссылке. ЭП такого вида позволяет:

• добиться максимально возможной защиты информации и документации;
• сдавать отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, иные государственные ведомства;
• вести ЭДО без ограничений со всеми партнерами и госструктурами;
• регистрироваться на торговых площадках в интернете, принимать участие в торгах и госзакупках;
• подавать заявки на лицензирование и сертификацию через онлайн-ресурсы.

Это далеко не полный перечень преимуществ, которые получает компания при использовании КЭП в своем документообороте.

Требования к системам электронного документооборота в России

Под системой ЭДО понимается программное приложение, которое обеспечивается обмен цифровыми бланками между всеми участниками системы. В зависимости от вида и целевого назначения такой базы данных, она позволяет:

• обеспечить одновременную работу с документами сразу нескольким сотрудникам;
• автоматически проводить регистрацию документации после окончательного согласования и визирования;
• наладить различные схемы прохождения бланков, в зависимости от их вида и количества ответственных лиц;
• использовать дополнительные сервисы с автоматическим обменом данных (электронная почта, система уведомлений сотрудникам, биллинг, архивирование и т.д.).

Функции ЭДО должны обеспечить защиту и конфиденциальность служебной информации, коммерческой тайны, шифрование данных и документации.

Правовой статус документов с ЭП по российскому законодательству

В России порядок оформления ЭП и применения ее в текущей деятельности регламентируется Федеральным законом № 63-ФЗ. Он содержит требования к структуре квалифицированного сертификата ключа, правила криптографической защиты при использовании КЭП.

Получить помощь в оформлении электронной подписи для ЭДО можно только через удостоверяющие центры при помощи специалистов ЦС «Рос-Тест». Генерация и регистрация сертификатов ключей для КЭП осуществляется через Минкомсвязи РФ. Поэтому данный вид ЭП полностью соответствует всем требованиям закона, позволяет участвовать во всех правоотношениях с государственными ведомствами.

Документация, подписанная ЭП, по юридической силе приравнена к стандартному бумажному варианту. Однако в полной мере это правило действует только для КЭП. Для простой или неквалифицированной ЭП необходимо соблюсти дополнительные условия и требования, чтобы бланк с цифровой подписью был идентичен по силе письменному варианту.

Если у вас остались вопросы, то вы можете задать их любым удобным для вас способом специалистам Центра на бесплатной консультации уже сейчас!